Como Atender o Telefone Educadamente

1.Mantenha o profissionalismo. Quando você estiver atendendo ao telefone no trabalho, você nem sempre sabe quem está do outro lado da linha. Pode ser seu chefe, um cliente, um dos seus colegas, ou até mesmo uma ligação errada. Atender ao telefone de forma profissional irá iniciar qualquer conversa que você esteja prestes a ter de forma positiva. •Mesmo que você tenha um identificador de chamadas, pode ser seu chefe ligando do celular de um colega de trabalho! Atender o telefone com "E aí?" dará a impressão de você que você não quer que as pessoas tenham. 2.Concentre-se na conversa. Pare qualquer coisa que esteja fazendo e tire um momento breve para se preparar. Faça a expressão que você quer projetar antes de pegar o telefone. Faz toda a diferença: se você estiver sorrindo, de cara feia, ou entediado, a pessoa do outro lado ouvirá isso em sua voz. 3.Sempre se identifique. Em situações de trabalho, é apropriado atender ao telefone dizendo seu nome e o nome da empresa: "Bom dia, obrigado por ligar para a XYZ. Aqui é João. Como posso ajudar?" •Se for uma chamada interna e você souber que é, você pode respondê-la com seu departamento e seu nome: "Alô, aqui é da Informática, quem está falando é Pedro. Como posso ajudar?" Isso permitirá que a outra pessoa saiba se falando com a pessoa certa e saberá que você está pronto para ajudar. Manter um tom amigável e pessoal deixará a ligação muito mais agradável para todos. •Em muitas situações de trabalho, existem regras para responder o telefone que todos os empregados devem seguir. Sempre projete sinceridade, não importa o quão bobo esses textos prontos pareçam - o cliente saberá a diferença se você está entusiasmado ou se você está apenas lendo um texto: "Obrigado por ligar para a nossa empresa. A sua ligação é muito importante para nós" vai soar totalmente ridículo se você não falar com convicção! 4.Responda com o nível apropriado de decoro. Tente não falar muito informalmente até saber quem está ligando. •Se o interlocutor não se apresentar, diga "Quem fala?" Esta é uma prática aceita que não apenas permite que o interlocutor saiba que está sendo tratado pessoalmente, também permite que você faça anotações para o caso de precisar entrar em contato com essa pessoa de novo, ou transferi-la para outro ramal. •Não entre em conversas de fofoca ou pessoais. A menos que você esteja conversando com um colega ou amigo, não há espaço para esse tipo de conversa no trabalho. 5.Ouça atentamente. Descubra a razão da pessoa estar ligando e responda de acordo. •Se a pessoa que estão tentando falar não está em casa ou não está disponível, diga ao interlocutor, "Perdão, Sra. Adelino, o Sr. Nogueira não está disponível agora. Quer deixar um recado?" •Certifique-se de anotar o nome da pessoa, número de telefone e propósito da ligação. Desta maneira, se for uma chamada importante, o problema pode ser enfrentado tão rapida e eficientemente quanto possível. 6.Esteja ciente de telefonemasBe wary of information-gathering calls. If the caller requests details about you or others, consider carefully before responding. Even if the caller gives a name and identifies his or her company, you should be wary unless they are a trusted contact. •Em uma situação de trabalho, diga "Desculpe senhor(a). A política da empresa não permite que eu forneça esse tipo de informação. Posso saber em detalhes por que é necessário saber disso?" e faça sua avaliação à partir daí. 1.Seja você mesmo. Sua casa é seu castelo, como dizem, e embora a etiqueta ao telefone ainda seja a melhor prática, a formalidade do trabalho não é geralmente necessária.

10 dicas de etiqueta para atender o telefone na empresa

Atender bem a quem telefona para a sua empresa é um aprendizado que vale literalmente ouro na vida corporativa: do outro lado da linha pode estar um cliente, um investidor, o seu chefe ou mesmo alguém chegado a uma crítica. E atender bem não quer dizer somente ser educado e polido. É preciso realmente ter consciência do que você está fazendo, ter bom senso e acima de tudo querer ajudar quem está do outro lado da linha. “O telefone é como a porta de entrada da empresa”, compara Lourdes Luvison, gerente de Recursos Humanos da Advis Consultoria, de Porto Alegre. E por mais que este seja um tema corrente e inspire treinamentos e palestras, muitas empresas ainda não estão preparadas de forma adequada, segundo a especialista. Isso porque o assunto envolve também a atitude que se tem tanto no uso do telefone corporativo quanto no do telefone celular pessoal, hoje tão indispensável quanto presente nas mesas de trabalho e de reuniões. Então, como deveria ser o comportamento adequado de um funcionário ao telefone? As regras gerais para atender bem uma ligação corporativa são simples, porém, como é uma ação muito comum, é também fácil se esquecer de ter determinados cuidados. Veja a seguir algumas dicas da especialista sobre como atender um telefonema na empresa: • Jamais prejulgue. Você não sabe quem estará do outro lado da linha. Tenha o princípio de atender bem a todos, e não apenas com a quem se identifica como cliente. Neste sentido, seu interesse deve se nortear em ser cortês de um modo geral, e não só com quem interessa aos negócios. • Seja pró-ativo. Parece lugar-comum, mas nunca é demais reforçar a ideia de que você deve mostrar um interesse genuíno em ajudar e resolver as dúvidas de quem telefona. Demonstre boa vontade. E não deixe de se apresentar: ao atender uma ligação, diga em primeiro lugar o seu nome, o nome da empresa e o departamento em que trabalha. Empregue um tom de voz claro e simpático. • Não diga apenas não. Se quem ligou perguntar por uma pessoa que não está em seu local de trabalho, dizer apenas que ela não está não vai ajudar em nada. Pergunte em que você pode ser útil e, se não puder resolver o problema ou a dúvida, encaminhe: anote o telefone de contato, o nome de quem ligou e diga que a pessoa irá retornar a ligação assim que possível. Não deixe ninguém sem resposta. • Seja responsável com o feedback. Quando o telefone da empresa toca e você atende, lembre-se que você é a empresa e a demanda deste telefonema está por sua conta. Use o bom senso e, caso não saiba responder corretamente ao que a pessoa lhe pergunta, procure se informar. Se não puder dar a resposta na hora, anote o telefone, a empresa e o nome de quem ligou, e quando tiver a informação correta, ligue de volta e dê o feedback. • Informe-se sempre. Há empresas que possuem as próprias normas de conduta ao telefone. Procure conhecê-las. Se as regras não forem claras, pergunte ao seu supervisor como é o procedimento usual dentro da corporação. Além destas regras gerais, é preciso também considerar o atendimento do próprio telefone celular. Isso nos leva item seguinte. • Seja discreto. Embora as regras corporativas quanto ao telefone celular, smartphones e outros dispositivos de comunicação pessoal sejam hoje menos rígidas – há alguns anos, o uso do parelho era bem mais restrito e até proibido em determinados departamentos –, isso não exclui o que manda a boa educação. Busque atender telefonemas particulares em um local afastado dos colegas, se possível. Veja mais detalhes no item seguinte. • Seja cuidadoso. Ninguém precisa saber detalhes de sua vida pessoal. Tenha bom senso: “As pessoas vão para o trabalho, fecham a porta de casa, mas não esquecem de tudo: às vezes, acontecem imprevistos. Mas o uso do celular para coisas pessoais tem que ser esporádico”, adverte Lourdes. Assim, não abuse. • Seja rápido. Telefone celular na empresa não é para bater papo, mas para resolver coisas. A duração da ligação deve se guiar pela busca de uma solução. Os detalhes você pode discutir depois, fora do trabalho ou durante o intervalo. • Use o perfil silencioso. As pessoas hoje precisam estar conectadas e há pendências urgentes, sem dúvida. “Porém, há situações e situações”, pondera a especialista. Se estiver em reunião, você pode deixar o celular no silencioso e avise um colega sobre alguma urgência que esteja esperando resolver. • Não deixe o celular interromper uma reunião. Se o telefone tocar na sala de reuniões, saia do local para atender. Se for você o protagonista da reunião, deixe o aparelho com alguém – mesmo assim, não se esqueça de trocar para o modo silencioso. É claro que há empresas em que o uso do celular é irrestrito e generalizado, especialmente aquelas que atuam no setor de tecnologia. Se não há uma cultura rígida a esse repeito, os celulares tocam livremente, embora muitas vezes possam atrapalhar ou interromper: cada caso é um caso. O ponto mais importante é saber como se comportar de forma adequada: se você refletir sobre o que está fazendo e observar regras importantes de conduta, será mais difícil errar. Então, da próxima vez que atender uma ligação, você já sabe: mesmo que seja um engano, seja cordial e lembre-se que parte da imagem da empresa está em suas mãos – ou melhor, nas suas palavras. Leia mais